De standaard Magento order workflow uitgelegd

De Magento workflow kan voor de beginnende webwinkelier nog wel eens verwarrend zijn. Echter zit het toch logisch in elkaar. Het is zo ontworpen een order altijd binnen de workflow past. Er zijn geen uitzonderingen. Als deze er wel zijn dient er een eigen status aangemaakt te worden wat sinds versie 1.5 kan.

“De Magento workflow kan voor de beginnende webwinkelier nog wel eens verwarrend zijn. Echter zit het toch logisch in elkaar.”

De standaard Magento workflow

De standaard workflow ziet er dan als volgt uit.

• Gaande (Processing): Order goed binnengekomen
• Geannuleerd (Canceled): Order niet goed binnengekomen of voortijdig (handmatig) afgebroken
• Wachtende (Waiting for Payment): Order doorgestuurd naar betaalpagina, maar daarna geen feedback meer terug gekregen

Om een order af te handelen zijn er 2 voorwaarden:

• Een factuur genereren
• Een zending aanmaken

Als je aan beide voor waarden voldoet dan is een order: Voltooid

De iDeal Magento workflow

Bij een iDeal betaling wordt een factuur direct aangemaakt nadat het betaald is. Als je een bedrag overgemaakt krijgt op je bankrekening maak je zelf een factuur aan wanneer je het bedrag hebt ontvangen, hiermee registreer je dus handmatig de betaling.

Daarna kan je de zending aanmaken. Je kan ook eerst de zending aanmaken en dan pas de factuur (achteraf betalen). Echter de order zal niet op voltooid gaan wanneer je niet aan beide voorwaarden voldoet. Logisch, want er moet betaald zijn en de order moet verstuurd zijn.

De creditmemo workflow

Dan is er nog een status na deze stap dat is een eventuele terugbetaling via een creditmemo. Dit kan je overigens altijd doen nadat er is betaald. Dus ook voordat je een zending verstuurd. Immers een klant kan beslissen af te zien van een order voordat het überhaupt verzonden is. Als je dat doet is een order: Gesloten

De workflow stopzetten

Verder kan je bij sommige statussen waarbij het relevant is een order Stopzetten (on hold) zetten. Dit is een soort pauze stand, je kan een order dan weer activeren waardoor het z’n eigen status weer terug krijgt.

Magento order status/states workflow diagram voor klanten

Voor een klant was het de bedoeling om de standaard Magento workflow aan te passen aan zijn specifieke wensen. Om aan deze statusen nieuwe actie te hangen zoals het versturen van een email is er maatwerk nodig. De eisen waren als volgt:

• Nieuwe status speciaal voor de leverancier “gereed voor verzending” met een eigen nieuwe transactionele email.
• En een nieuwe status “factuur geboekt”. Nu is het vanaf versie 1.5 mogelijk om eigen “statussen” toe te voegen. Maar dit is eigenlijk niets meer dan een simpele label die gekoppeld is aan een “state”.

Om de wensen in te kunnen passen in de huidige workflow hebben we eerste de huidige workflow in kaart gebracht. Het voordeel is dat het daarna erg makkelijk is aan te wijzen, zowel voor de klant als voor de developers, waar wat gewijzigd moet worden om tot het beoogde resultaat te realiseren. Overigens heb ik eerst nog gezocht naar een uitwerking van een diagram. Deze heb ik niet kunnen vinden. Daarom deel ik mijn versie hieronder, wellicht dat er iemand wat aan heeft. Overigens is het een concept versie. Dus er kunnen dingen verkeerd of onvolledig zijn.

Afbeelding 1

Afbeelding 2

Wilt u maatwerk aanpassingen aan de workflow van uw Magento webshop? 

Wij van Aquive Media hebben ervaring met maatwerk aanpassingen aan de Magento workflow voor je webshop. Bel ons via 050 – 737 01 52. We staan je graag te woord.