E-invoicing komt eraan: wat betekent B2B-e-factureringsplicht voor je Magento-shop?

Cross boarder E-invoicing wordt pas in 2030 verplicht, maar zolang kun jij niet wachten met de voorbereidingen. Duitsland draait als eerste grote buurland aan de knoppen: vanaf 2025 moeten bedrijven e-facturen kunnen ontvangen, en het uitsturen wordt vanaf 2027/2028 verplicht. Grote inkopende B2B-klanten vragen die EN 16931-facturen nu al bij onboarding. Dat raakt ook Nederlandse Magento-shops die aan Duitse bedrijven leveren. Dus wie nu alvast de basis regelt (gegevenskwaliteit, kanaalkeuze zoals Peppol, koppeling met ERP en een sluitende credit-flow) voorkomt betaalvertragingen en last-minute stress, en profiteert tegelijk van schonere processen.

Wacht dus niet op 2030...

Wat is een e-factuur (EN 16931)?

Een e-factuur is géén PDF met een logo, maar een gestructureerd, machine-leesbaar bericht dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. Die norm beschrijft wélke gegevens minimaal op een factuur horen (semantisch model) en hoe je die in een XML-bericht vastlegt, zodat systemen ze automatisch kunnen verwerken. Het uitwisselkanaal (bijv. Peppol of e-mail met XML-bijlage) staat los van de norm; belangrijk is dat de inhoud EN 16931-conform is. 

Wat is Peppol?

Peppol is een veilig netwerk + afsprakenstelsel om gestructureerde berichten (zoals EN 16931-e-facturen) tussen bedrijven en overheden uit te wisselen. Je verstuurt/ontvangt via een gecertificeerde Access Point (vergelijkbaar met een e-mailprovider voor e-facturen). Identificatie loopt via een Peppol-ID (op bedrijfsniveau), routering via een publieke adressenboek/SMP, en validatie volgens gestandaardiseerde BIS-profielen. Voordeel: één aansluiting, wereldwijd bereik (steeds meer landen/overheden), automatische validatie en minder maatwerk per klantportaal. Belangrijk onderscheid: Peppol = het kanaal, EN 16931 = de inhoud. Je kunt dus EN 16931-facturen via Peppol verzenden, maar ook (tijdelijk) per e-mail met XML-bijlage — zolang de inhoud voldoet.

Hoe zit het in Nederland?

Voor B2B binnen Nederland is er nog géén wettelijk mandaat. Het kabinet verkent een B2B-plicht in lijn met EU-ViDA: vanaf 1 juli 2030 wordt grensoverschrijdend B2B-e-invoicen binnen de EU verplicht; de Nederlandse overheid overweegt of en hoe dat voor B2B transacties binnen Nederland wordt ingevoerd.

Kortom: vandaag al klaar zijn voor EN 16931 + Peppol is verstandig, maar een harde NL-B2B deadline is er (nog) niet.

Wat moet ik als Nederlands B2B bedrijf weten over deze e-factuur plicht in Duitsland?

Duitsland voert gefaseerd verplichte e-facturatie (B2B) in. Vanaf 1 januari 2025 moeten alle in Duitsland gevestigde bedrijven e-facturen kunnen ontvangen in EN 16931-formaat (bijv. XRechnung of ZUGFeRD). Het uitsturen wordt verplicht in twee stappen: 1 jan 2027 voor ondernemingen met ≥ €800.000 omzet en 1 jan 2028 voor de rest. Dit raakt dus ook Nederlandse webshops die aan Duitse bedrijven leveren — zéker als je een Duitse vestiging hebt, of wanneer je zakelijke klanten in Duitsland e-facturen verlangen.

Belangrijk: de verplichting geldt voor binnenlandse B2B-omzet tussen in Duitsland gevestigde ondernemers (of buitenlandse ondernemers met een fixed entiteit in DE). Voor cross-border NL→DE zonder vaste inrichting geldt de Duitse plicht niet, maar je afnemer kan wél een EN 16931-factuur verlangen. Check dit met je fiscalist.

TL;DR tijdlijn (DE)

• 1 jan 2025 – Alle Duitse bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen (EN 16931). PDF telt dan niet meer als e-factuur (“sonstige Rechnung”).
• 1 jan 2027 – Uitsturen verplicht voor bedrijven met ≥ €800k omzet.
• 1 jan 2028 – Uitsturen verplicht voor alle overige bedrijven.

In welke andere landen is (B2B) e-facturatie verplicht?

• Italië: volledig verplicht sinds 2019 via het SDI-platform (B2B én B2C).
• Polen: KSeF wordt verplicht in 2026 (grote belastingplichtigen vanaf 1 feb 2026; overig vanaf 1 apr 2026).
• België: B2B verplicht per 1 jan 2026 (Peppol-gebaseerd); e-reporting volgt later.
• Frankrijk: gefaseerde invoering—ontvangen + uitreiken vanaf sep 2026 (grote/medium), SME’s vanaf 2027.
• Duitsland: ontvangen verplicht per 1 jan 2025 (EN 16931); uitreiken verplicht vanaf 2027 (≥ €800k omzet) en 2028 (overig).
• Spanje: wetgeving in uitrol; B2B-plicht beoogd vanaf tweede helft 2026 (gefaseerd, exacte start afhankelijk van uitvoeringsbesluit).

Wat betekent dit concreet voor B2B-Magento/Adobe Commerce?

1) Factuurformaat ≠ PDF

Magento genereert standaard PDF-facturen en (via extensies) UBL-XML voor boekhouding, maar geen out-of-the-box EN 16931/XRechnung. Reken daarom op een koppeling (ERP/middleware) die de Magento-order ombouwt naar EN 16931-XML en deze verstuurt via het gekozen kanaal (bijv. Peppol).

2) Architectuurkeuzes: drie gangbare methodes

• ERP-first: Magento → ERP (orders/creditnota’s) → ERP genereert EN 16931 → Peppol/e-mail/portaal.
  Voordeel: centraliseert fiscale logica in ERP; Nadeel: ERP-licensing/aanpassingen.
  
• Middleware/gateway: Magento/ERP → e-invoicing provider (Peppol-gateway) die mapping/validatie naar EN 16931 doet.
  Voordeel: snel live, validatieregels up-to-date; Nadeel: maandelijkse fees.
  
• Hybride: ERP genereert basis-UBL, gateway verrijking + validatie tot XRechnung/ZUGFeRD en afhandeling van retourstromen.
  

3) Scope & masterdata

E-facturen vragen striktere data dan je PDF: btw-nummers, Leistungsdatum (prestatie-datum) (niet “gelijk aan factuurdatum”), correcte incoterms, artikelspecificatie en btw-tariefregels per regel. Fouten in de gestructureerde sectie maken de e-factuur niet-conform.

4) Credit-flows (retouren)

Creditnota’s zijn óók EN 16931-documenten (met referentie naar de originele factuur). Zorg dat RMA/retour-processen in Magento/ERP automatisch de correcte referenties vullen (invoice-ID, lijnniveaus) zodat de credit-e-factuur valideert bij de afnemer/gateway. (Dit is een veelvoorkomende valkuil bij B2B.)

5) Duitse klanten zonder e-facturatie?

In 2025–2026 blijft PDF toegestaan als “sonstige Rechnung” (transitie), maar grote B2B-afnemers zullen e-facturen actief eisen en sommige keuren PDF’s simpelweg af. Operationeel risico: uitgestelde betalingen en discussies over aftrekbaarheid.

Cross-border: NL ↔ DE in één oogopslag

• NL vandaag: B2G (Business2Governement) verplicht (EN 16931 via Peppol/Digipoort); B2B nog niet verplicht (plannen in lijn met EU/ViDA worden verkend).
  
• Lever je aan Duitse B2B-klanten? Dan loont het om nu EN 16931 klaar te hebben, ook zonder Duitse vaste entiteit — het versnelt onboarding bij grote accounts en voorkomt betaling issues. (En je bent voorbereid op eventuele NL-B2B-mandaten later dit decennium.)
  
  

Implementeren zonder hoofdpijn (Magento-proof)

Stappenplan (techniek & organisatie)

1. Scope bepalen Heb je een Duitse entiteit/FE? Zo ja: e-facturen kunnen ontvangen per 1-1-2025 is must; uitsturen volgt per 2027/2028. Zo nee: maak het optioneel per klant/land, maar wel beschikbaar.
   
2. Kanaal kiezen Peppol-gateway of e-mail met XML (tijdelijk). Voor schaal en validatie is Peppol de veilige keuze.
   
3. Generator bepalen ERP (SAP, Business One, NAV/BC, Exact) of gateway als generator/validator van EN 16931 (XRechnung/ZUGFeRD).
   
4. Magento-koppeling Verrijk orderdata (btw-id, klanttype, referenties, prestatie-datum, betalingscondities). Exporteer order → invoice → credit met alle velden die EN 16931 vereist. (Vaak via bestaande ERP-connector + kleine uitbreidingen.)
5. Validatie & test Gebruik de EN 16931-validator van je provider/ERP; faalt validatie → géén e-factuur.
   
6. Operations AR-team trainen: afkeuringen uitlezen, opnieuw aanbieden, credit-flows. Retention: bewaar e-facturen volgens Duitse termijnen (min. 8 jaar).
   
7. Klantencommunicatie Voeg in B2B-portaal een voorkeur toe (“e-factuur via Peppol / e-mail-XML / PDF”) en vraag om btw-id + Peppol-ID bij onboarding.

Tot slot

E-facturatie is niet alleen een compliance-vinkje maar een kans om je B2B-proces sneller, schoner en schaalbaar te maken—zeker richting Duitsland. Door nu EN 16931 (en bij voorkeur Peppol) klaar te zetten, voorkom je betaal vertragingen, discussie met inkoop en dure last-minute fixes in 2026/2027. Begin klein: leg de juiste klant- en orderdata vast, kies je uitwisselkanaal, test één end-to-end flow (order → factuur → credit) en breid daarna uit per klant/land. Zo ben je klaar voor de Duitse deadlines én toekomstbestendig voor NL en de rest van de EU.

Voor meer informatie over dit onderwerp --> Website Europese Commissie