SAP Business One & Magento

Van losse systemen naar één verhaal

In de praktijk zien we regelmatig dat mkb-bedrijven SAP Business One draaien als ERP en Magento (open source) als webshop. Voor de duidelijkheid, in deze blog praten we alleen over de open source versie van Magento, dus niet over Magento Commerce. Wil je weten wat het verschil hiertussen is?; dat lees je hier!

Terug naar het begin. Vaak beginnen SAP Business One en Magento als systemen die los staan van elkaar. Orders worden handmatig ingevoerd in SAP, voorraad wordt apart bijgehouden, prijzen worden dubbel ingevoerd. Het werkt… tot het niet meer werkt.
Data loopt achter, fouten sluipen erin, en klantenservice krijgt vragen die eigenlijk overbodig zouden moeten zijn.

In deze blog laten we zien hoe je deze situatie omdraait. We nemen je mee langs de integratiemogelijkheden, geven voorbeelden uit de praktijk, en laten zien hoe je met de juiste koppeling tijd wint, fouten voorkomt en je klanten blij maakt.

Beschikbare integratiemogelijkheden: SAP Business One & Magento

SAP Business One biedt twee hoofdopties:

• Service Layer API – Een RESTful OData API waarmee je producten, klanten, orders en voorraad kunt ophalen en schrijven.
  
  
• DI-API – De oudere COM-based interface, vaak gebruikt in lokale installaties of door middleware.
  
  

Magento Open Source ondersteunt:

• REST API – Volledige CRUD voor producten, klanten, orders.
  
  
• GraphQL – Gerichte queries voor snelle storefront-weergave.
  
  
• CLI & Import/Export – Voor bulkacties of batchupdates.
  
  
• Event/Observer-systeem – Reageert op acties in Magento (bijvoorbeeld nieuwe order).
  
  

Met deze bouwstenen kun je direct aan de slag. De vraag is: welke route past bij jouw situatie?

Vier integratie paden: welke route past bij jouw bedrijf?

Wanneer je de koppeling wilt realiseren, kom je vaak uit op één van deze vier routes. Elk met zijn eigen voor- en nadelen.

Optie 1: Directe API-koppeling

Dit is zinvol als je een overzichtelijk assortiment hebt. Je kunt dan af met een klein PHP-script dat rechtstreeks praat met SAP’s Service Layer en Magento’s REST API.
Orders kunnen dan direct doorgezet worden en je voorraad wordt bijvoorbeeld elk kwartier bijgewerkt. Geen gedoe—maar snel, beheersbaar en zonder extra licenties.

Optie 2: Middleware-platform

Wanneer je meerdere verkoopkanalen hebt of behoefte aan uitgebreide logging en monitoring, is middleware vaak de beste route. In plaats van zelf maatwerk te onderhouden, krijg je met een integratieplatform kant-en-klare workflows, visuele mapping en foutafhandeling in één overzichtelijk dashboard.

In de praktijk zien we dat onderstaande oplossingen het meest gebruikt worden voor een koppeling tussen SAP Business One en Magento:

• APPSeCONNECT – Low-code iPaaS-platform met sterke ondersteuning voor B2B- en B2C-scenario’s. Biedt realtime synchronisatie, visuele workflows en is uitstekend inzetbaar bij mkb-bedrijven die snel willen opschalen.
• Clarity Connect – Bekend om zijn beheerinterface en uitgebreide loggingmogelijkheden. Geschikt voor organisaties die meerdere systemen naast SAP en Magento koppelen en grip willen houden op datastromen.
• Alumio – Een Nederlandse iPaaS-speler met sterke roots in e-commerce. Biedt kant-en-klare connectoren én flexibiliteit om complexe integraties te beheren.
• FireBear SAP Connector – Een specialistische Magento-extensie die direct koppelt met SAP Business One. Een goede optie wanneer je Magento als kernsysteem wilt gebruiken en toch robuuste SAP-integratie nodig hebt.

Onze aanbeveling

Voor de meeste Nederlandse mkb-organisaties is APPSeCONNECT een logische eerste keuze vanwege de balans tussen functionaliteit en gebruiksgemak. Bedrijven met meerdere systemen en complexere integratiebehoeften komen vaak beter uit met Clarity Connect of Alumio, vaak draaien die dan ook al op Magento Commerce. Wanneer je vooral binnen Magento wilt blijven werken, is de FireBear-connector een efficiënt alternatief.

Met de juiste middleware behoud je dus overzicht, schaalbaarheid en betrouwbaarheid—zonder dat je zelf alle koppelingen hoeft te onderhouden.

Optie 3: Maatwerk-middleware

Voor bedrijven die maximale controle willen of specifieke processen hebben, kan een zelfgebouwde koppellaag in bijvoorbeeld Node.js of PHP ook een optie zijn. Deze middleware vertaalt data precies zoals nodig is, zonder afhankelijk te zijn van standaardplatforms. Wel vraagt dit meer eigen beheer en technische kennis.

Optie 4: Batchbestanden

Niet altijd sexy, maar soms wel de beste oplossing. Je kunt bijvoorbeeld elke nacht een CSV exporteren uit SAP en door Magento automatisch laten inlezen. Dit is alleen een optie als het voor jou minder relevant is dat prijzen en voorraad realtime worden geüpdatet. Bijvoorbeeld omdat je met vaste prijzen werkt en altijd een stabiele voorraad hebt.

Wat synchroniseer je eigenlijk?

Niet alles hoeft realtime. En niet alles moet überhaupt gesynchroniseerd worden. De kunst is slim te kiezen.

Veel technische groothandels kiezen vaak voor realtime prijzen, omdat elke klant andere afspraken heeft. Dit is natuurlijk afhankelijk van de traffic en complexiteit van je klantenbestand in je webshop. Heb je minder variaties met prijsafspraken in je klantenbestand, dan is het natuurlijk ook  mogelijk uurlijkse voorraadupdates in te stellen, waarmee je in dat geval  prima uit de voeten kunt.

Datamapping keuzes—waar moet je op letten?

Dit is het stuk waar integraties vaak struikelen: het vertalen van datavelden.
Een van de meest voorkomende issues wordt veroorzaakt doordat SAP-ItemCodes niet matchen met Magento-SKU’s. Oude codes, testartikelen en interne varianten kunnen voor problemen zorgen. Het maken van een mappingtabel, geeft je inzicht en zorgt ervoor dat de puzzelstukjes in elkaar vallen.

Let vooral op bij:

• ItemCode ↔ SKU
• CardCode ↔ Customer ID
• Prijslijsten per klantgroep
• Kredietlimieten en betalingstermijnen voor B2B-checkout

Realtime vs batch: de hybride realiteit

Iedereen wil iedereen altijd alles realtime, tot je inziet wat de belasting hiervan op je systemen is.
Om dit te voorkomen  kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om realtime prijs- en voorraadupdates tijdens checkout te doen, maar de product- en klantdata maar 2 keer per dag te syncen. Kijk dus voor welke data realtime gewenst is en voor welke het mogelijk niet noodzakelijk is.
Hierdoor houd je een snelle shop en goede klantbeleving, blijft je systeem stabiel draaien en voorkom je onnodige API-belasting.

Security & betrouwbaarheid— moet geen bijzaak zijn

We hebben het al eens meegemaakt dat  API-sleutels in plain text op de server stonden. Dit kwam bij een audit aan het licht en leidde direct tot een snelle aanpassing voor versleutelde opslag, HTTPS en beperkte API-scopes.

Wat is de les die je hieruit kunt leren:

• Gebruik altijd HTTPS.
• Geef API-users minimale rechten.
• Log alle requests.
• Bouw automatische retries in.

Testen & livegang; begin klein

Het kan verstandig zijn om met een testomgeving te beginnen waar eerst alleen producten en klanten worden gesynchroniseerd. Pas nadat dat stabiel draait, voeg je de voorraad erbij. Pas als allerlaatste doe je een livegang met de orders.
Op deze manier heb je tijd om eventuele problemen in een vroeg stadium op te lossen zonder dat dit direct impact heeft op je klanten, wat zorgt voor een soepele go live.

Van handwerk naar automatische koppeling: een mkb voorbeeld

Een mkb-groothandel in technische materialen had zo’n 8.000 SKU’s en 200 vaste klanten. Ze werkten met SAP Business One op HANA (High-performance ANalytic Appliance) de database van SAP en Magento Open Source.

In het begin stond alles los: prijzen handmatig invoeren, voorraad wekelijks bijwerken, orders overzetten in SAP. Klanten belden met vragen over levertijden en zagen soms verkeerde prijzen.

De oplossing werd een kleine maatwerk middleware, gebouwd in PHP. Dat is geen kant-en-klaar platform zoals APPSeCONNECT, maar een zelfontwikkelde koppeling die precies doet wat nodig is:

• 's Nachts een sync van producten en klanten via SAP Service Layer
• Realtime prijs- en voorraadcheck bij checkout
• Orders direct van Magento naar SAP

Binnen een maand draaide het stabiel. Orders werden foutloos verwerkt, de foutmarge zakte tot onder de 2%, en de klantenservice kreeg minder vragen. Het verkoopteam had eindelijk weer tijd om zich op sales te richten en minder onnodige administratie.

Conclusie: de winst van integratie

Een koppeling tussen SAP Business One en Magento is een logische stap zodra je een goed draaiende webshop hebt.
Door slim te kiezen wat realtime moet en wat in batch kan, en door mapping en security goed in te richten, bespaar je tijd, voorkom je fouten en bied je klanten de ervaring die ze verwachten.

Benieuwd welke integratie-aanpak bij jouw bedrijf past? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Of plan er hier direct eentje in!