ERP-integraties voor Magento, hoe werkt dat?

Bij Aquive Media hebben we inmiddels meer dan een decennium ervaring met het bouwen van Magento shops. Doordat Magento open source is, zijn er de afgelopen jaren steeds meer integraties met verschillende systemen mogelijk gemaakt. Vandaag willen we graag inzoomen op ERP-integraties, dus de mogelijkheid om een ERP-systeem te integreren met jouw webshop en waarom dit waardevol kan zijn. We starten eerst even door kort uit te leggen wat een ERP-systeem doet, waarna we iets meer de diepte in duiken. We zullen daarbij ons best doen om zoveel mogelijk technische jargon te vermijden ;-) 

Wat is een ERP-systeem?

Een ERP-systeem of Enterprise Resource Planning systeem is kortgezegd een softwareoplossing die bedrijfsprocessen centraliseert en stroomlijnt. Het integreert eigenlijk verschillende afdelingen, zoals boekhouding, voorraadbeheer, inkoop, verkoop en klantenservice, in één systeem. Je begrijpt al dat dit helpt om efficiënter te werken, productiviteit te verhogen en in het algemeen snellere en betere beslissingen te kunnen nemen op basis van al deze samengevoegde gegevens.

Wanneer zijn ERP-integraties met mijn webshop zinvol? 

1. Bij gebruik van meerdere verkoopkanalen

Als je naast je Magento webshop ook fysieke winkels hebt of meerdere online verkoopkanalen gebruikt, kan een ERP-systeem helpen bij het bijhouden van je voorraad op een centrale plaats. Dit voorkomt oververkoop en tekorten, wat direct een positieve invloed heeft op de klanttevredenheid.

2. Als je je orderverwerking wilt optimaliseren

Een ERP-systeem kan automatisch bestellingen van je Magento webshop synchroniseren met andere systemen, zoals facturatie en verzending. Dit vermindert handmatige fouten en versnelt de verwerkingstijd, waardoor je klanten sneller hun bestellingen ontvangen.

3. Bij het toepassen van gepersonaliseerde marketingcampagnes

Door de integratie van Magento met een ERP-systeem kun je klantgegevens, aankoopgeschiedenis en voorkeuren op één plaats beheren. Dit stelt je in staat om gepersonaliseerde marketingcampagnes uit te voeren en de klantloyaliteit te vergroten.

4. Als je je bedrijfsresultaten inzichtelijker wilt maken

Een ERP-systeem biedt nauwkeurige financiële rapporten, waardoor je inzicht krijgt in je bedrijfsprestaties. Dit is vooral waardevol als je een complexe bedrijfsstructuur hebt met meerdere winkels of divisies.

Welke ERP-systemen zijn dan aan te bevelen?

Uiteindelijk zijn wij geen ERP-systeem specialisten, wij faciliteren wel de integratie van je ERP-systeem met jouw Magento e-commerce omgeving. Maar in het algemeen kunnen we hier wel wat over zeggen:

Zoals vaak hangt de keuze voor het beste ERP-systeem volledig af van het type en de omvang van je onderneming. Voor de echte grote ondernemingen die internationaal opereren en een complexere bedrijfsstructuur hebben, zie je vaak dat die kiezen voor ERP-systemen die hier in mee kunnen groeien en ook de complexiteit aankunnen. Je moet dan denken aan de ERP-systemen van onder andere SAP en Oracle.

Er zijn ook ERP-systemen die meer gericht zijn op de Nederlandse markt zoals AFAS, die wat  meer geschikt is voor middelgrote bedrijven. Dit kan interessant zijn als je ook graag Nederlandstalige support wilt hebben. Ook Microsoft biedt met hun dynamics business central een goede oplossing voor het MKB. Ook heeft Exact een populair pakket in Nederland voor verschillende sectoren, zoals groothandels, productie en dienstverlening. Daarnaast heb je bijvoorbeeld nog het ERP-systeem van Microsign dat zich weer meer richt op retail- en horecaondernemingen met specifieke functionaliteit voor kassasystemen, voorraadbeheer, personeelsplanning, etc. Kortom, er is een hoop te kiezen!

Hoe integreer ik mijn ERP-systeem?

Nadat je een ERP-systeem hebt gekozen dat bij de specifieke behoeften van je onderneming past, is het tijd om deze te integreren met je Magento omgeving. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. 

Point-to-point

Je kunt kiezen voor een bestaande point-to-point oplossing. Deze benadering is geschikt voor kleinere ondernemingen of in het geval je slechts één hele specifieke en simpelere integratie hoeft te beheren. Hiervoor zijn al veel verschillende integratieoplossingen beschikbaar in de Magento Extension Marketplace. Een point-to-point oplossing is niets anders dan een directe koppeling tussen je Magento 2 webshop en je ERP-systeem. Bijvoorbeeld voor accounting of verkoop. Deze zijn beschikbaar voor o.a. SAP, Oracle en Exact.

Zo hebben we al eens een koppeling geïnstalleerd voor het synchroniseren van Exact ERP met een Magento 2 webshop, waarbij ​​verkoopboekingen, verkoopfacturen óf verkooporders aangemaakt worden vanuit de webshopbestelling. Waarna in de Exact boekhouding een debiteur aangemaakt wordt op basis van beschikbare klantgegevens. En vervolgens realtime de voorraden van de webshop worden gesynchroniseerd. Super handig!

Middleware

Een tweede optie is door gebruik te maken van zogenaamde middleware oplossingen. Zo’n oplossing stelt je net als bij een point-to-point oplossing ook in staat om datasets te synchroniseren, maar kan veel meer complexiteit aan. Dit wordt mogelijk gemaakt met de tussenkomst van een extra softwarelaag. Deze softwarelaag fungeert als een gegevenshub om gegevens en processen te synchroniseren, transformeren en uit te wisselen tussen het ERP-systeem (en eventueel andere systemen) en de Magento webshop. Zoals al aangegeven is het voordeel hiervan dat het dus niet beperkt is tot een enkele directe point-to-point koppeling. Je kunt er dus veel meer mee dan alleen de koppeling met een ERP-systeem. Het geeft meer flexibiliteit en schaalbaarheid, terwijl het beheer wordt vereenvoudigd ten opzichte van veel verschillende point-to-point koppelingen. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld: Mulesoft, Jitterbit, Celigo en zo zijn er nog veel meer.

Custom

Een andere mogelijkheid is om een custom Magento integratie te laten ontwikkelen. Dit is geschikt voor bedrijven die een specifieke oplossing nodig hebben waarvoor de standaard extensies niet werken. Voor zo’n custom oplossing maken we een API die in staat is de gewenste datasets te synchroniseren. Dit is uiteraard een meer tijd- en kostenintensieve oplossing.

Conclusie

Zoals je hier leest is er dus veel te kiezen als het gaat om het integreren van je ERP-systeem met je Magento 2 webshop. En gelukkig hoef je niet opnieuw het wiel uit te vinden! De Magento Extension Marketplace biedt al tal van goede oplossingen en daarbuiten zijn er dus ook al legio middleware oplossingen beschikbaar. 

Nou kunnen wij ons voorstellen dat de keuze hierin overweldigend kan zijn, daarom staan we altijd voor je klaar om je te adviseren op basis van jouw specifieke integratiebehoefte. Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies of een inventarisatie!