OCI Koppelingen voor B2B Webshops

We krijgen regelmatig vragen of wij ook OCI koppelingen kunnen realiseren voor B2B-bedrijven, zoals groothandels, om te kunnen voldoen aan het inkoopbeleid van hun klanten. Het antwoord hierop is ja, maar hoe werkt het precies en waarom zou je een OCI koppeling willen integreren met je B2B Magento webshop? In deze blog duiken we iets dieper in de materie en zullen we ook nog even de basis voor je toelichten.

Wat is een OCI koppeling?

OCI is de afkorting voor ‘Open Catalog Interface’. De OCI-standaard is specifiek ontworpen om de communicatie te vergemakkelijken tussen inkoopsystemen (zoals ERP-systemen) en de catalogi of webshop van leveranciers. Daarmee wordt het voor inkopers mogelijk om efficiënter producten te bestellen vanuit het eigen ERP- of inkoopsysteem en voor leveranciers om hun catalogusinformatie te delen.

Wat is Punchout functionaliteit?

Punchout is een term die je vaak in combinatie met OCI voorbij hoort komen. Punch out is eigenlijk de methode waarmee je vanuit je eigen inkoopsysteem (vaak een ERP-systeem zoals SAP, Oracle, Exact, Kerridge, Afas, Ariba, Unit4 of vergelijkbaar) navigeert naar een externe webshop en weer terug naar het eigen inkoopsysteem. OCI is daarbij de taal waarmee de webshop en het ERP- of inkoopsysteem met elkaar kunnen praten. Hierover later meer. Met andere woorden, het stelt gebruikers in staat om virtueel "uit te punchen" van hun interne systeem naar de externe leverancierscatalogus/ webshop.

Punchout stap voor stap uitgelegd

• Inkoopsysteem verbinding: Een inkoper logt in op het inkoopsysteem, zoals een ERP-systeem, waarin het bedrijf zijn inkoopprocessen beheert.
• Toegang tot Leverancierscatalogus: Vanuit het eigen inkoopsysteem heeft de inkoper de mogelijkheid om verbinding te maken met de catalogus/webshop van een externe leverancier, waar automatisch op wordt ingelogd. Dit kan worden gedaan via een gestandaardiseerde interface zoals OCI of cXML.
• Winkelwagen Vullen: Binnen de leverancierscatalogus/webshop kunnen inkopers producten selecteren en hun winkelwagen vullen.
• Overdracht winkelwagen: Nadat de winkelwagen is gevuld in de webshop van de leverancier, wordt de inkoper terug genavigeerd naar zijn eigen interne inkoopsysteem met de geselecteerde artikelen vanuit de webshop. De inkoper rond zijn winkelwagen bestelling af in zijn eigen inkoopsysteem.
• Order goedkeuring: Het goedkeuringsproces binnen het eigen inkoopsysteem van de inkoper/klant wordt uitgevoerd voordat de order definitief wordt geplaatst.
• Order ontvangst/ verwerking: De webshop van de leverancier ontvangt de bestelling en verwerkt de order.

Waarom "Punchout" als analogie?

De term "punchout" is afgeleid van de analogie van een gat ponsen in een kaart. Vroeger, in het tijdperk van fysieke winkels en papieren catalogi, konden klanten artikelen selecteren door een gat te ponsen in een papieren catalogus of bestelformulier. Dit gat diende als een fysieke representatie van hun selectie.

In de digitale context van e-commerce is deze punchout-functionaliteit dus overgenomen. Door uit hun interne systeem naar de externe catalogus te "punchen", bootsen gebruikers digitaal dit proces van het selecteren van producten na, voordat ze daadwerkelijk de bestelling plaatsen.

Deze benadering biedt een aantal belangrijke voordelen.

De vier voornaamste voordelen van een OCI-koppeling

Het voordeel voor jou als groothandel (leverancier) om een OCI-koppeling mogelijk te maken met jouw webshop, voor jouw klanten.

1. Efficiëntie in het betaalproces

Altijd correcte en actuele data. Je beheert zelf de data (prijzen, artikelnr etc) in je eigen webshop, dit betekent dat de factuur die je stuurt altijd gelijk is aan de inkooporder. Dit zorgt ervoor dat de inkomende factuur bij je klant niet kan worden geblokkeerd wegens prijsverschillen. Dit voorkomt vertraging in het betaalproces.

2. Ordergoedkeuring vereenvoudigen

Orders die worden geplaatst via een OCI koppeling zijn al goedgekeurd door de inkopende organisatie. Dit betekent in veel gevallen dat de factuur niet nogmaals moet worden goedgekeurd. Als er nog wel een goedkeuring moet plaatsvinden dan wordt de factuur automatisch gerouteerd naar de juiste goedkeurder binnen de organisatie van je klant aan de hand van hun interne inkooporder. Dus geen zwevende facturen meer bij je klant zonder inkoopreferentie.

3. Tegemoet komen aan inkoopbeleid van je klant

Veel potentiële klanten hebben in hun inkoopbeleid beschreven dat alle inkopen gedaan moeten worden vanuit hun eigen inkoopsysteem. Hierdoor houden ze meer grip op hun eigen uitgaven. Klanten stellen daarom steeds vaker als voorwaarde dat ze alleen via jouw webshop bestellen via een punchout constructie.

Daarnaast willen je klanten vaak geen catalogi beheren in statische lijsten omdat de kans op verouderde data groot in vanwege het handmatig moeten aanpassen en uploaden van de catalogi bij iedere wijziging (nieuwe artikelen, prijswijzigingen e.d.)

4. Grotere kans op herhaalaankopen

Als inkopers bij jou kunnen shoppen middels een OCI koppeling naar hun eigen ERP-/ inkoopsysteem, heb je grotere kans dat ze vaker bij je inkopen, het creëert loyaliteit en maakt het orderproces makkelijker, waardoor ook herhaalorders vaker worden geplaatst.

OCI koppeling met Magento

Wij kunnen als Magento specialisten een integratie voor OCI-koppelingen maken, wel zijn dit maatwerk oplossingen of in sommige gevallen kunnen we gebruik maken van een bestaande plugin. Dit hangt af van welk ERP systeem gekoppeld moet worden, ook zullen de vereisten en OCI-specificaties per casus variëren. In de basis doorlopen wij de volgende stappen om een OCI koppeling te realiseren;

1. Inventarisatie

Eerst willen we weten welke OCI specificaties worden ondersteund door het ERP systeem en Magento. We creëren inzicht in de vereisten vanuit het inkoopsysteem en zorgen dat deze kunnen worden ondersteund door Magento.

2. Configuratie in Magento

In de Magento beheeromgeving configureren we de OCI instellingen. Hierbij moet je denken aan het OCI formaat, de autorisatiemethoden en de verschillende punchout opties

3. Ontwikkelen van de koppeling

Nu beginnen we met het deel waar maatwerk om de hoek komt kijken, op basis van de eisen vanuit het specifieke ERP systeem en de webshop. Denk hierbij aan het ontwikkelen van een aangepaste API-koppeling, installatie van een module of plugin.

4. Implementatie OCI protocollen

Op basis van de OCI specificaties, implementeren we de nodige protocollen om de communicatie tussen het inkoopsysteem en Magento mogelijk te maken. We zorgen ervoor dat de implementatie voldoet aan de OCI-standaarden voor een soepele uitwisseling van catalogusinformatie en bestellingen.

5. Testen van de koppelingen

Nu de koppeling is gerealiseerd is het tijd om deze uitvoerig te testen. We testen verschillende scenario’s, zoals bijvoorbeeld het vullen van de winkelwagen vanuit het inkoopsysteem, het verzenden van de bestelling naar Magento en het verifieren van de nauwkeurigheid van de ontvangen gegevens.

6. Optimalisatie en onderhoud

De resultaten van de tests gebruiken we als input voor laatste aanpassingen om zo de koppeling te optimaliseren en volledig naar wens op te kunnen leveren. Daarbij zorgen we uiteraard voor gedetailleerde documentatie over de koppeling, voor intern gebruik alsook voor jou als klant met instructies over het gebruik van de punchout koppeling.

Meer informatie of even sparren?

Wil je meer informatie over de mogelijkheden van het creëren van een OCI koppeling of het ontwikkelen van een Magento webshop voor jouw e-commerce wensen. Neem contact met ons op of plan direct een afspraak in. Wij denken graag met je mee!